Politica de confidențialitate platformă KIVO

KIVO este o platformă prin care organizatorii își prezintă evenimentele, primesc înscrieri, comunică cu participanții și gestionează plățile. Poți consulta evenimente și te poți înscrie fără să creezi un cont de participant.

Această pagină explică ce date sunt prelucrate atunci când folosești KIVO, cine ia deciziile privind folosirea lor și cum îți poți exercita drepturile.

1. Cine răspunde de datele tale

Platforma KIVO este operată de Fractal Tech Group SRL, cod unic de înregistrare (CUI) 38423849, cu sediul în Str. Ialomița nr. 11, sc. 1, et. 2, ap. 5, Cluj-Napoca, jud. Cluj, România. Pentru solicitări privind datele personale ne poți scrie la gdpr@fractaltech.ro. Fractal Tech Group SRL stabilește scopurile și mijloacele prelucrării datelor necesare administrării platformei, conturilor de organizator, securității și relației cu clienții săi.

Organizatorul evenimentului stabilește ce informații cere la înscriere, cum selectează participanții, ce mesaje le trimite și cât timp păstrează datele referitoare la eveniment. Identitatea și datele sale de contact trebuie afișate pe pagina evenimentului sau în informarea prezentată la înscriere. În aceste situații, organizatorul este, de regulă, operatorul datelor, iar KIVO le prelucrează pentru a-i furniza serviciul, conform instrucțiunilor sale.

Dacă te înscrii la un eveniment, citește și informarea de confidențialitate a organizatorului. Aceasta trebuie să explice scopurile și temeiurile concrete ale folosirii răspunsurilor tale, inclusiv pentru selecție, participare și eventuale comunicări viitoare.

2. Ce date prelucrăm

Datele depind de felul în care folosești platforma:

• Când vizitezi o pagină KIVO: adresa IP, informații despre browser și dispozitiv, data accesării, date tehnice necesare funcționării paginii și prevenirii abuzurilor, precum și informațiile salvate prin cookie-uri sau tehnologii similare. Dacă monitorizarea erorilor este activată, putem prelucra rapoarte tehnice pentru diagnosticarea problemelor; nu folosim Sentry Session Replay pentru înregistrarea sesiunilor.
• Când ai un cont de organizator: nume, adresă de e-mail, date de autentificare și securitate, rolul în organizație, acțiuni efectuate în platformă, informații de contact și corespondența cu echipa KIVO. Pentru conectarea plăților, putem prelucra identificatori și starea contului Stripe al organizației.
• Când te înscrii la un eveniment: datele pe care le introduci în formular, cum ar fi numele, e-mailul, numărul de telefon, sexul și anul nașterii, dacă sunt completate, și răspunsurile la întrebările stabilite de organizator. Prelucrăm și informații despre înscriere și selecție, mesajele trimise, opțiunile privind contactarea ulterioară, participare și, dacă este cazul, starea plății sau a rambursării. Organizatorul poate adăuga note interne privind gestionarea înscrierii.
• Când datele tale sunt importate de un organizator: putem primi de la acesta informații despre participări sau contacte anterioare. Organizatorul răspunde de informarea ta și de existența unui temei legal pentru import și folosirea ulterioară a acestor date.
• Când ne contactezi: numele, datele de contact și informațiile pe care ni le comunici în mesaj.

Formularele sunt create de organizatori și pot conține întrebări diferite de la un eveniment la altul. Dacă un organizator solicită date sensibile, de exemplu informații privind sănătatea sau viața sexuală ori orientarea sexuală, acesta trebuie să explice separat de ce sunt necesare și în ce condiții legale le prelucrează. Te rugăm să nu introduci astfel de informații în câmpurile libere dacă nu îți sunt cerute în mod explicit.

Organizatorii pot vedea statistici despre înscrierile la evenimentele lor, cum ar fi numărul de participanți și distribuția răspunsurilor la întrebările din formular. Membrii autorizați ai echipei lor pot vedea și răspunsurile individuale, pentru gestionarea înscrierilor.

3. De ce folosim datele și care este temeiul

Pentru activitățile pe care le stabilește KIVO ca operator, folosim datele astfel:

• Crearea și administrarea accesului organizatorilor, furnizarea platformei și răspunsul la solicitări legate de serviciu: executarea contractului, când persoana este parte la acesta, sau interesul legitim de a furniza serviciul prin utilizatorii autorizați ai clientului.
• Securitatea conturilor, prevenirea fraudei, jurnalizarea acțiunilor relevante și depanarea erorilor: interesul legitim de a proteja platforma și utilizatorii săi.
• Evidențe contabile, facturare și răspunsuri la solicitările autorităților: îndeplinirea obligațiilor legale.
• Comunicări comerciale despre KIVO, dacă alegem să le trimitem: consimțământul sau un alt temei permis de lege pentru situația respectivă, cu posibilitatea de dezabonare.

Pentru înscrieri, selecția participanților, organizarea evenimentelor și mesajele trimise în numele organizatorului, scopurile și temeiurile sunt stabilite de acesta și explicate în informarea de confidențialitate a evenimentului. Organizatorii pot folosi KIVO pentru a confirma înscrieri, a trimite invitații la plată și a comunica modificări, anulări sau informații despre eveniment. Aceste mesaje fac parte din gestionarea înscrierii. Invitațiile la alte evenimente și ofertele promoționale sunt separate: organizatorii le trimit conform opțiunilor tale privind comunicările viitoare și cerințelor legale aplicabile. Te poți dezabona folosind instrucțiunile din mesaj, fără să pierzi mesajele esențiale despre o înscriere în curs.

Furnizarea datelor marcate ca obligatorii în formular este necesară pentru a trimite înscrierea sau pentru a gestiona plata. Dacă nu le furnizezi, este posibil să nu te poți înscrie sau să nu poți finaliza plata. Câmpurile opționale pot fi lăsate necompletate.

4. Plățile prin Stripe Connect

Pentru evenimentele cu plată, plata este procesată prin Stripe Connect, în legătură cu contul Stripe al organizatorului. Dacă folosești pagina de plată găzduită de Stripe, datele cardului sunt introduse acolo. KIVO primește informațiile necesare pentru gestionarea înscrierii, precum suma, identificatorii tranzacției, starea plății și, dacă este cazul, starea rambursării. KIVO nu are nevoie de numărul complet al cardului. Organizatorul răspunde de condițiile de participare și de rambursare pentru evenimentul său.

Stripe poate prelucra date și pentru propriile obligații legale, securitate și prevenirea fraudei. Detalii găsești în Politica de confidențialitate Stripe.

5. Cine poate primi datele

Datele despre un eveniment sunt accesibile organizatorului și membrilor echipei sale care au drepturile necesare pentru gestionarea înscrierilor, plăților și participării. În măsura necesară furnizării serviciului, datele pot fi prelucrate de Vercel pentru găzduirea aplicației, de Supabase pentru baza de date și autentificare, de Google (Gmail) pentru trimiterea mesajelor, de Cloudflare (Turnstile) pentru protejarea formularelor de înscriere împotriva abuzurilor și de Stripe pentru plăți. Dacă monitorizarea erorilor este activată, Sentry poate primi date tehnice pentru diagnosticare, fără înregistrarea sesiunilor prin Session Replay. Personalul autorizat al KIVO poate avea acces limitat pentru suport, securitate sau îndeplinirea obligațiilor legale.

Datele pot fi comunicate autorităților atunci când legea impune acest lucru. KIVO nu folosește răspunsurile colectate de organizatori pentru a promova propriile servicii către participanți.

Restricționăm accesul la date în funcție de rolul utilizatorilor și aplicăm măsuri tehnice și organizatorice pentru protejarea lor. Organizatorii au acces la datele propriilor evenimente, iar permisiunile membrilor echipei lor depind de rolurile atribuite.

6. Transferuri internaționale

Regiunea principală folosită pentru găzduirea aplicației și a bazei de date este în Europa. Totuși, furnizori precum Vercel, Google, Cloudflare, Stripe și, dacă este activat, Sentry pot implica acces ori prelucrare de date și în afara Spațiului Economic European, inclusiv în Statele Unite. În aceste situații se aplică mecanismele de transfer prevăzute de GDPR, cum ar fi o decizie de adecvare sau clauzele contractuale standard, după caz. Poți solicita la gdpr@fractaltech.ro informații despre garanțiile aplicabile unui anumit transfer.

7. Cât timp păstrăm datele

Păstrăm datele doar atât cât sunt necesare scopurilor descrise mai sus, ținând cont de termenele legale și de instrucțiunile organizatorilor:

• Datele de înscriere, răspunsurile și istoricul participării: de regulă, 3 ani de la încheierea evenimentului, potrivit instrucțiunilor organizatorului. Organizatorul trebuie să comunice participanților termenul aplicabil evenimentului său.
• Conturile utilizatorilor organizațiilor: cât timp contul este activ și până la 3 ani după închiderea lui, dacă o obligație legală sau un litigiu nu justifică o păstrare mai lungă a anumitor date.
• Jurnalele tehnice și de securitate: până la 3 ani de la înregistrare.
• Datele operaționale privind plățile evenimentelor: până la 3 ani de la tranzacție, sub rezerva obligațiilor legale și a instrucțiunilor organizatorului. Documentele financiar-contabile ale Fractal Tech Group SRL se păstrează potrivit termenului legal de 5 ani, calculat de la 1 iulie a anului următor exercițiului financiar în care au fost întocmite.
• Dovezile opțiunilor privind comunicările și dezabonarea: pe durata în care opțiunea este activă și până la 3 ani după retragere sau dezabonare, în măsura necesară pentru respectarea opțiunii și dovedirea conformității.

La expirarea perioadei aplicabile, datele sunt șterse sau anonimizate, cu excepția celor pe care trebuie să le păstrăm în temeiul legii ori pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță. Copiile de siguranță urmează ciclul lor tehnic de eliminare, care nu depășește 3 ani de la creare.

8. Cookie-uri

KIVO folosește cookie-uri pentru autentificarea utilizatorilor organizațiilor prin Supabase Auth și pentru menținerea sesiunilor acestora. În zona de administrare, cookie-ul sidebar_state reține dacă meniul lateral este deschis sau închis. Aceste cookie-uri servesc autentificării și preferințelor de afișare; nu sunt folosite pentru publicitate sau analiza traficului.

În prezent, KIVO nu folosește Google Analytics, Meta Pixel, Vercel Analytics sau alte instrumente de urmărire a vizitelor în scop de marketing sau analiză. Poți șterge cookie-urile din setările browserului. Dacă faci asta, este posibil să trebuiască să te autentifici din nou, iar preferința pentru meniul lateral poate fi resetată. Dacă vom introduce tehnologii de analiză sau publicitate, vom actualiza această informare și vom cere acordul tău atunci când legea o impune.

9. Linkuri către alte site-uri

Paginile evenimentelor pot conține linkuri adăugate de organizatori, iar fluxul de plată te poate direcționa către Stripe. Dacă vizitezi un alt site, citește politica de confidențialitate a serviciului respectiv pentru a afla cum îți folosește datele. Această pagină descrie prelucrările efectuate prin KIVO și în numele organizatorilor care îl folosesc.

10. Drepturile tale

În condițiile prevăzute de GDPR, poți solicita acces la date, rectificarea sau ștergerea lor, restricționarea prelucrării și portabilitatea datelor. Te poți opune anumitor prelucrări, inclusiv marketingului direct, și îți poți retrage consimțământul oricând, fără a afecta prelucrările efectuate anterior retragerii. Ai și dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată, în cazurile prevăzute de lege. Selecția pentru evenimente este făcută de organizator, nu decisă automat de KIVO.

Pentru datele legate de un anumit eveniment, adresează solicitarea organizatorului folosind datele de contact de pe pagina evenimentului sau din mesajele primite. Pentru contul tău de organizator, folosirea platformei ori solicitări pe care le adresezi direct KIVO, scrie-ne la gdpr@fractaltech.ro. Dacă ne contactezi în legătură cu un eveniment, te vom ajuta să identifici organizatorul și, după caz, îi vom transmite solicitarea. Este posibil să îți cerem informații suplimentare pentru a-ți verifica identitatea înainte de a divulga sau modifica date.

Pentru prelucrările în care KIVO este operator, răspundem de regulă în termen de o lună de la primirea solicitării. Dacă solicitarea este complexă sau primim un număr mare de solicitări, termenul poate fi prelungit cu încă două luni. Te vom informa despre prelungire și motivele ei în prima lună.

Ai dreptul să depui o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal sau la o altă autoritate de supraveghere competentă.

11. Actualizări și contact

Putem actualiza această politică atunci când se schimbă funcțiile KIVO sau modul în care sunt prelucrate datele. Versiunea în vigoare va fi disponibilă pe această pagină, cu data ultimei actualizări. Dacă o modificare îți afectează semnificativ drepturile, te vom informa printr-un mijloc potrivit situației.

Pentru întrebări despre această pagină sau despre prelucrările pentru care KIVO este operator, ne poți scrie la gdpr@fractaltech.ro.